Déménager une entreprise n’est pas une chose aisée. En effet, pour aboutir à un résultat satisfaisant au grand jour. La prise en compte de divers facteurs est nécessaire. C’est pourquoi il faut cerner davantage les formalités de déménagement d’entreprise. Nombreux sont les éléments à noter pour parvenir à un succès.
Formalités administratives
Les formalités administratives devraient se régler en amont. Effectivement, tous les services administratifs doivent être au courant du déménagement. Par exemple, la caisse d’assurance chômage, le pôle emploi, la caisse de retraite, le centre des impôts. Puis, en raison du changement de bureau, il est suggéré de le rendre officiel un peu plus tôt. C’est-à-dire, avant de déménager, songer à préparer une campagne de communication pour prévenir les clients. Puis, effectuer un changement d’adresse auprès des organismes concernés. Comme la sécurité sociale, les entrepreneurs, etc.
Déposer un préavis
Évidemment, avant d’opter pour un déménagement, il est nécessaire de poser une lettre de préavis. C’est un document mentionnant le souhait de quitter le siège actuel, en précisant l’adresse, et la date envisagée pour partir. Ceci est à adresser impérativement aux propriétaires de l’ancien local. En plus, l’intérêt de poser la lettre est d’éviter tout autre frais supplémentaire et inattendu. Toutefois, il est à noter que le délai de ce dernier est compris entre 3 à 6 mois.
Préparer le budget
Afin d’éviter les mauvaises surprises, faites en sorte de tout prévoir dès le départ. Pour cela, il convient alors de fournir une liste des dépenses liées au déménagement. Par exemple, les frais relatifs au déménageur, le prix d’aménagement des nouveaux bâtiments, le coût du personnel alloué au délogement. Aussi, prévoir les frais futurs concernant les nouveaux bâtiments. Par exemple, frais de manutention et de stockage si le déménagement est prévu pour plusieurs jours.
Découvrir les nouveaux sièges
En déménageant, toutes les habitudes changent. De ce fait, il est fort conseillé de partir à la découverte du prochain lieu de travail. Ceci dit, mener préalablement un audit des locaux voulus. Ce dernier est nécessaire afin de démarrer la déposition de ses marques et de s’intégrer plus rapidement à la vie locale. Dans ce sens, la familiarisation avec le nouveau local se fait pas à pas. Donc, nombreux sont les éléments à déterminer tels que la capacité des locaux, la sécurité, l’environnement.
Établir un canevas de déménagement
Toutefois, prendre le temps de préparer un calendrier des tâches approprié au déménagement est fondamental. À chaque étape, vérifier si les personnes impliquées sont mises en valeur. C’est à dire, les déménageurs professionnels, les salariés et chef de service, la direction, etc. Dans ce cas, la meilleure façon de réussir est de créer une équipe spéciale dédiée au délogement. Par ailleurs, il faut se renseigner sur la proposition d’assurance du déménageur. Aussi, s’intéresser au niveau de la valeur qui est assurée par ce dernier.
Prévenir les employés
En effet, avertir les employés de la décision de déloger est très important. C’est pourquoi, il est nécessaire d’instaurer une campagne de communication interne. Ceci est nécessaire, pour rassurer ces derniers et aussi anticiper leurs doutes et objections. Par conséquent, donner des réponses claires et fondées à leurs questions est une obligation. C’est-à-dire, expliquer aux salariés les motifs de déménagement. Ainsi, il est conseillé de préparer un checklist des qualités des nouveaux locaux tels que la facilité d’accès, les commerces à proximités.